Simplifier l'administration, par et pour les fonctionnaires

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Simplifier l'administration, par et pour les fonctionnaires

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Atelier de reflexion à la DITP, Direction Interministérielle de la Transformation publiquer, rattachée à bercy.
Atelier de reflexion à la DITP, Direction Interministérielle de la Transformation publiquer, rattachée à bercy.
© Radio France - DITP

Reportage. Une expérience à la fois inédite et dans l'air du temps : 50 agents de la fonction publique ont été chargés pendant deux jours de trouver des solutions concrètes pour simplifier le fonctionnement de l'administration. L'occasion de recueillir de l'intérieur la parole de ces agents de tous horizons.

Pendant deux jours, 50 agents de la fonction publique se sont réunis pour mettre en forme des propositions visant à "lever les obstacles" qui les pénalisent dans leur travail du quotidien. France Culture a été conviée à ces ateliers en exclusivité. L'occasion de laisser s'exprimer une parole qu'on n'entend pas souvent : celle de fonctionnaires d'Etat critiquant leur propre administration.

Simplifier le travail des fonctionnaires : dans les coulisses de la DITP

2 min

Concerter et co-construire

L'expérience est à la mode : il s'agit de concerter, et de co-construire des solutions pour simplifier et rendre plus efficaces les missions du service public, mais cette fois en interne, par et pour les agents. Un vocable dans l'air du temps. La structure chargée de mener à bien ce chantier est la DITP, la Direction Interministérielle de la Transformation Publique, rattachée à Matignon, l'ancien SGMAP (Sécrétariat Général à la Modernisation de l'Action Publique). Cette DITP est chargée d'animer, avec les moyens à sa disposition - notamment une direction numérique - la "réforme de l'Etat", c'est-à-dire son mode d'organisation et de fonctionnement. 

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Pour ce faire, elle a lancé en février dernier une consultation uniquement destinées aux agents de la fonction publique, intitulée "Simplifions ensemble". Une question unique, soumise à tous les agents de l'Etat, en administration centrale et dans les services déconcentrés, et formulée en ces termes : "Comment lever les blocages que vous rencontrez au quotidien ?" 

Cette consultation lancée par le ministre en charge de la fonction publique, Olivier Dussopt, a rencontré un succès que les services de l'Etat qualifient d' "exceptionnel." Sans doute à cause du nombre très élevé de blocages que les agents subissent au quotidien, et sur lesquels ils ont des idées et des propositions très précises. 

20 000 propositions ont ainsi été soumises, 160 000 fonctionnaires ont participé à la consultation, et au total 1,6 million de votes ont été enregistrés. Les 50 propositions les plus appréciées ont été sélectionnées, et leurs auteurs, 50 agents venus de Métropole et d'Outre Mer, ont été invités à Paris pendant deux jours, dans les locaux de la DITP, avenue de Ségur, pour formaliser leurs propositions avant qu'elles ne soient soumises à Matignon. 

Du Grain à moudre
39 min

En mode "makestorming"

Atelier de réflexion entre agents de l'Etat
Atelier de réflexion entre agents de l'Etat
© Radio France - DITP

Pour coordonner les travaux, une agence dite de "makestorming", spécialiste en "corporate hacking", ce qui signifie, en français, le fait d'utiliser les moyens mis à disposition par l'entreprise (ici l'administration) pour œuvrer à son changement. En termes de moyens donc, des animateurs pour orienter les ateliers, des stylos, des cartes et des tableaux. Un petit discours introductif est mené par le délégué interministériel en charge de la fonction publique, Thomas Cazenave, qui ne perd pas de vue l'objectif initial de l'expérience : simplifier l'organisation interne de l'administration d'Etat pour mener plus facilement les réformes gouvernementales.

"On doit redonner de l'air aux agents"

58 sec

On va essayer de construire différemment les réformes qui concernent les agents publics.  On les met ensemble deux jours pour construire des solutions concrètes. Ils sont dans une organisation trop rigide.

Les ateliers se mettent en place. Les animateurs demandent à ce que chacun soit attentif à "suivre le process", à parler "avec bienveillance", à respecter les délais de discussion et de mise en forme (pour cela des "maîtres du temps" sont désignés), etc.  Des méthodes on ne peut plus contemporaines pour stimuler la créativité. Mais les problèmes rencontrés et discutés par les agents sont eux souvent bien plus anciens, hérités d'une culture administrative "à la française" ancrée depuis des années.

Une parole spontanée

Les agents réunis pendant ces deux jours ne sont pas soumis à leur traditionnel devoir de réserve, au contraire. Ils sont là pour énoncer ce qui ne va pas, et imaginer ce qui pourrait mieux fonctionner. 

Les agents réunis doivent produire un manifeste
Les agents réunis doivent produire un manifeste
© Radio France - DITP

Plusieurs agacements sont remontés de façon très insistante dans cette consultation : problèmes de communication interne, problèmes d'organisation, problèmes de matériels informatique et numérique, et manque d'autonomie. L'"Autonomie" est d'ailleurs l’occurrence la plus citée par les agents, et la raison pour laquelle un atelier spécifique y était consacré. Autour de la table, Magali, Fayçal, Gil et d'autres, dissertent sur ce que signifie "Donner plus d'autonomie aux agents." 

Discussions autour de l'autonomie des agents

1 min

Quand on nous donne de l'autonomie, il faut aussi nous en donner les moyens : les formations, etc. Et il faut que cela soit sincère, on ne peut pas nous dire : je te laisse faire comme tu le sens, puis recevoir ensuite un mail nous disant "il faut faire comme ci ou comme ça".

Qu'ils travaillent pour des préfectures, des inspections académiques ou pour le ministère des Finances, qu'ils soient chef de bureau ou agents de catégorie B ou C, qu'ils soient chargés des affaires sanitaires ou des quartiers prioritaires, ils font tous le même constat : souvent, c'est le management qui pêche. 

Gil par exemple, estime que le sens de l’intérêt général n'est plus la première motivation des cadres de la fonction publique :

"Nos managers sont plus préoccupés par leurs carrières que par leurs missions"

1 min

Nos managers sont de moins en moins des facilitateurs et de plus en plus des freins. Il faudrait réduire le nombre d'échelons hiérarchiques mais ce n'est pas la tendance actuelle. Il faudrait aussi les sélectionner sur leur implication dans le service public

Quelles solutions ?

Ateliers de réflexion à la DITP
Ateliers de réflexion à la DITP
© Radio France - DITP

"Ne vous interdisez rien, osez, il sera bien temps plus tard de trouver les raisons de ne pas appliquer vos propositions", c'est ce que lance au détour d'un atelier le directeur de cabinet de la DITP. Oser par exemple émettre que l'administration française n'a jamais su penser en termes de "qualité de service", là ou les entreprises privées sont obligées de le faire. Oser envisager une "administration libérée" sur le même modèle que les "entreprises libérées", c'est à dire une administration dans laquelle les fonctionnaires seraient libres et responsables des actions qu'ils estimeraient efficaces. Une administration moins hiérarchisées, et à l'écoute des propositions de tous les agents. 

Fayçal, par exemple, travaille pour une préfecture, et ne se dit "pas du tout convaincu qu'il faille sortir de l'ENA ou d'un IRA (Institut Régional d'Administration) pour manager correctement un service administratif

"Je viens du privé, et quand je suis entré dans l'administration, ça n'a pas été facile"

1 min

La question de la qualité du service est un sujet qui n'a longtemps pas été pensé par notre administration. Et parfois, on oublie juste l'usager.

Toute la question, après ces deux jours où la parole de ces agents, de ces serviteurs de l'Etat, s'est libérée, en quelque sorte, est de savoir comment transposer en mesures simples et concrètes toutes les idées émises pour éviter les "irritants du quotidien". Des irritants très ancrés parfois, voire culturels. Une liste de mesures à soumettre au Premier ministre - puisque c'est ce qui sera fait - suffira-t-elle à conduire les changements qui s’imposent, sans perdre de vue ni le bien être au travail des agents ni la qualité du service public que sont en droit d'attendre les usagers ? 

Affaire à suivre.

Journal de 8 h
16 min